Résultats de recherche, analyses, échanges par e-mail, …, nous accordons tous de la valeur à nos données professionnelles. Selon votre domaine d’activité, vous pouvez rencontrer des exigences réglementaires liées à la conservation de ces données. ?
Cependant, nous ne savons pas toujours comment faire pour optimiser leur durée de vie et leur conservation. Nous entendons souvent des mots revenir : le stockage, la sauvegarde et l’archivage. Leur définition et leur usage peuvent parfois être flous et nous laisser confus.
Nous allons vous aider à mieux comprendre les méthodes de conservation des données dans cet article.
I. Le stockage ? 💻
Nous parlons de stockage pour les données originales. Il s’agit de réaliser une mise en mémoire de vos données.
Concrètement, si vous créez et enregistrez un fichier sur le disque dur de votre ordinateur, une clé USB ou sur votre Cloud, vous avez réalisé un stockage de votre donnée. Si vous avez enregistré votre fichier sur un support mobile ou sur le Cloud, le stockage vous permet d’accéder à ce dernier sur différents appareils.
Lors du choix de support pour votre stockage, vous devez faire attention à plusieurs points :
- La durée de vie de votre support. Un stockage sur un cloud à une durée de vie quasi-infinie, tandis qu’un stockage sur le disque dur d’un ordinateur aura une durée de vie de quelques années.
- La sécurité de votre support. Votre support peut-il être victime de cyberattaque ? Est-il crypté ? Que faire en cas de perte ou de vol de votre support ?
II. La sauvegarde ? 💿
Une fois vos données stockées, vous pouvez les sauvegarder.
La sauvegarde se différencie du stockage par un point clé : la duplication de votre contenu sur un autre support que celui où vos données originales sont stockées.
Les sauvegardes peuvent être réalisées sur des supports physiques : disque dur externe, CD… Vous pouvez aussi mettre en place des sauvegardes en ligne.
Des synchronisations peuvent être instaurées afin d’automatiser la sauvegarde. La sauvegarde est utile en cas de besoin de restitution de vos données.
III. L’archivage ? 🗂
Si vous souhaitez conserver vos données sur du long-terme, de manière indépendante, il s’agit d’une solution d’archivage. Dans le domaine des Life Sciences, l’archivage est soumis à de nombreuses normes et réglementations, dans l’objectif de protéger votre entreprise et la sécurité des patients.
Tout peut être un document d’archive : spécimens, échantillons, données numériques, données papier… En fonction de votre activité, la durée d’archivage de vos documents peut varier. L’archivage répond à des demandes précises et est encadré de manière spécifique.
Concernant l’archivage de vos données numériques, certaines conditions diffèrent d’un archivage de documents physiques. L’archivage doit répondre aux principes du Data Integrity :
- Vous devez respecter les règles ALCOA : vos données doivent au minimum être attribuables, lisibles, contemporaines, originales, exactes. A l’heure actuelle, nous parlons même de “ALCOA+”. En addition de la liste précédente, les données doivent être intégrales, cohérentes, durables et disponibles.
- Les données numériques doivent avoir leur originalité garantie, ce qui peut être plus contraignant que pour de l’archivage physique. Cela se prouve notamment grâce à l’archivage des métadonnées (données permettant l’identification d’une autre donnée. Exemple : lieu où une photo a été prise).
Pour vous résumer tout ce qui a été vu lors de cet article, nous vous avons fait une infographie :
Infographie sur les différences entre le stockage, la sauvegarde, et l’archivage
Que vous ayez besoin de solution de stockage, de sauvegarde ou d’archivage, l’important est de conserver vos données de manière sécurisée et en conformité avec vos exigences et normes métier. iQualit peut vous accompagner et vous conseiller dans le choix de la solution la plus adaptée, ainsi que dans la mise en conformité de votre solution de conservation des données.
